Como deixar de ser só ocupado e tornar-se de fato produtivo12 min de leitura

Produtividade no mercado de trabalho, e o papel do líder de gerar mais produtividade, valorizando o trabalho do seu time, mantendo-o motivado cumprindo as tarefas com excelência.

Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um compromisso com a excelência, planejamento inteligente e esforço concentrado.”

– Paul J. Meyer (1928-2009)

Em macroeconomia, o conceito de produtividade é considerado a chave para a economia de um país conseguir aliar ganhos reais de salários e um aumento de competitividade das empresas. Isso é particularmente importante em países como Brasil, historicamente castigado pela elevada inflação e baixa produtividade.

Nas últimas décadas, diversos estudos confirmaram que o trabalhador brasileiro é pouco eficiente. Conforme dados da consultoria internacional The Conference Board (THE CONFERENCE BOARD, 2019), a produtividade do trabalhador brasileiro em meados de 1980 equivalia a 33% da produtividade do trabalhador americano; atualmente, a situação se agravou ainda mais, correspondendo a apenas 25%. Nessas avaliações, os Estados Unidos geralmente são utilizados como base de comparação entre os países, porém é interessante observar que os norte-americanos ainda apresentam uma produtividade menor do que a da Noruega, por exemplo.

Figura 1.0 Trabalhador brasileiro x trabalhador americano (1980 e 2016).
Figura 1.0 Trabalhador brasileiro x trabalhador americano (1980 e 2016). Fonte: Adaptado de The Conference Board.

O Brasil, por sua vez, também é deixado para trás pelo Japão e por países da Europa Ocidental, como Reino Unido, Alemanha, França e Itália, além de perder para os trabalhadores do México, que apresentam 36% da produtividade de um americano.

O indicador utilizado pela The Conference Board divide o Produto Interno Bruto (PIB, conjunto de bens e serviços) pelo número de pessoas economicamente ativas de um país, ou seja, o tamanho da economia é repartido entre seus trabalhadores para calcular a produtividade individual. Sendo assim, a eficiência aumenta quando se produz mais com a mesma quantidade de recursos — seja de equipamentos, máquinas ou pessoas.

A situação brasileira torna-se ainda mais alarmante ao considerarmos que a população nacional está envelhecendo (IBGE, 2018) e, por isso, teremos menos gente ingressando no mercado de trabalho nos próximos anos. Assim, para manter o mesmo nível de produção, os trabalhadores deverão se tornar mais eficientes.

Tratando-se de eficiência no trabalho, dois parâmetros clássicos são usados para avaliá-la:

  • Capital por trabalhador:

Quantidade de capital da qual o trabalhador dispõe para desempenhar suas funções, ou seja, ferramentas – simples e sofisticadas – disponíveis para as atividades organizacionais. Quanto maior e mais diversificado for o estoque de capital por trabalhador, mais produtivo o indivíduo será.

  • Capital humano:

Refere-se aos conhecimentos, competências, características e qualificações do trabalhador em si. O capital humano abrange o nível médio de escolaridade, experiências anteriores e as chamadas soft skills.

A baixa escolaridade do capital humano brasileiro é um aspecto já amplamente reconhecido e analisado por várias pesquisas. Embora tenha apresentado progressos nas últimas décadas, o povo brasileiro ainda possui um dos menores graus de instrução do mundo. A tabela abaixo acompanha a evolução da escolaridade média das populações de diversos países ao longo dos anos:

Figura 1.1
Figura 1.1. Fonte: Adaptado de United Nations Statistics Division, 2019.

Grandes vilões da produtividade

Se você não tem objetivos diários, você se qualifica como um sonhador.”

– Zig Ziglar

Como vimos, o Brasil não tem muito que comemorar no quesito produção no trabalho, ficando atrás não somente dos países desenvolvidos, mas também da grande maioria de seus pares na América Latina. Mas por que estamos em uma situação tão mal? Estudos recentes vêm fornecendo pistas para identificar os principais obstáculos à eficiência (BASHIR et al., 2014):

  • Dificuldade para definir prioridades:

Em um mundo cada vez mais competitivo e globalizado, ser produtivo é uma exigência fundamental para o desenvolvimento. Muitos profissionais se sentem péssimos por não alcançar a performance desejada, mesmo trabalhando por horas a fio. É comum que eles cheguem esgotados ao final do dia e, ao mesmo, tempo culpados por não ter conseguido realizar quase nada do que era necessário.

Isso geralmente ocorre quando o indivíduo desconhece a diferença básica entre ocupado e produtivo. Uma pessoa simplesmente ocupada é aquela que nunca tem tempo para nada, pois está sempre fazendo algo que muitas vezes não é urgente e nem sequer importante. Como um siri dentro de uma lata, o ocupado só faz barulho e não realiza nada efetivamente.

Figura 1.2 Ocupar-se demais com o que não tem importância é um dos principais motivos da improdutividade.
Figura 1.2 Ocupar-se demais com o que não tem importância é um dos principais motivos da improdutividade.

O produtivo, por outro lado, também pode ter uma agenda cheia de compromissos, mas é capaz de planejar e priorizar tarefas. Podemos dizer, portanto, que produtividade não significa conseguir fazer tudo, mas sim executar o que é mais necessário e relevante no momento.

  • Baixa qualificação:

A baixa qualificação do trabalhador brasileiro, especialmente, é um dos mais significativos empecilhos à produtividade. Em todos os setores da economia no Brasil ainda é elevado o índice de analfabetismo funcional – capacidade de reconhecer letras e números, mais incapacidade para entender textos simples e efetuar operações matemáticas elaboradas. Essa deficiência frequentemente dificulta a leitura de um manual, por exemplo, além de impossibilitar o domínio sobre ferramentas de cálculo e planejamento que poderiam melhorar o rendimento do trabalho.

O indivíduo fica então na base da tentativa e erro, o que acaba consumindo muito mais tempo e desperdiçando recursos importantes da empresa.

E infelizmente não é apenas aos trabalhadores de nível educacional mais modesto que a qualificação insuficiente assola. De acordo com uma recente pesquisa do Instituto Econômico de Pesquisa Aplicada – IPEA (IPEA, 2014), 67% das empresas brasileiras apontam a falta de qualificação como o principal causador da improdutividade em todos os cargos organizacionais.

Além disso, é consenso entre os especialistas que investir em educação é essencial para concorrer no acirrado mercado de trabalho. Seja para profissionais mais experientes ou para os mais jovens que buscam colocação, desenvolver habilidades e aperfeiçoar aptidões é muito mais do que desejável, tendo em vista que as empresas estão cada vez mais exigentes e criteriosas em seus processos de  seleção.

  • Falta de inteligência emocional:

Nos últimos anos, um crescente número de pesquisas revelou que a inteligência emocional é um melhor indicador do desempenho e do sucesso profissional de um indivíduo do que as medidas tradicionais de inteligência cognitiva (ENTREPENEUR, 2018).

Embora o quociente de inteligência racional seja importante, a maior parte das pessoas bem-sucedidas em suas carreiras não são aquelas que sempre tiveram as melhores notas escolares, mas sim as que são capazes de compreender e lidar melhor com suas próprias emoções.

Assim, a inteligência emocional pode ser considerada um tipo de escudo que não permite que as emoções atrapalhem o raciocínio, além de auxiliar o indivíduo a superar situações desafiadoras e eventos adversos. De acordo com a empresa de saúde Mindlab, o estresse e a ansiedade diminuem drasticamente a capacidade lógica de um adulto, equiparando-a à de uma criança pequena (GQ Brasil, 2015).

Além disso, a persistência de quadros ansiosos e contextos estressantes no longo prazo pode afetar habilidades cognitivas essenciais para qualquer trabalho, como a atenção, a memória e a aprendizagem. Há fortes evidências ainda de que o despreparo para entender e administrar as emoções pode impactar até a química cerebral, provocando distúrbios como a depressão crônica (Science Direct, 2010).

  • Desorganização:

A falta de organização impede um fluxo contínuo de trabalho e, embora alguns defendam que ela favoreça a criatividade, na maior parte dos casos o desempenho profissional acaba comprometido. Um ambiente caótico pode também impedir que o indivíduo atinja suas metas diárias, transferindo a confusão do espaço físico para o âmbito mental.

Figura 1.3 Desordem física e mental no ambiente de trabalho.
Figura 1.3 Desordem física e mental no ambiente de trabalho.

Isso ocorre porque a desorganização é capaz de afetar o cérebro, dificultando a percepção daquilo que é realmente importante fazer.

Um estudo da Universidade de Princeton (PRINCETON, 2015) analisou a performance de pessoas organizadas e desorganizadas durante uma tarefa e os resultados foram bastante diferentes. Concluiu-se que as pessoas desorganizadas não só mantêm menos foco nas suas atividades, como também tiveram níveis de estresse mais elevados, pois a desordem sobrecarrega os sentidos e prejudica o pensamento claro e objetivo.

  • Liderança fraca:

É consenso nos livros sobre gestão organizacional que uma liderança de sucesso é aquela capaz de gerar alta produtividade.

A liderança contemporânea eficaz corresponde à aptidão de desenvolver talentos, conquistando o comprometimento e a dedicação da equipe para alcançar os objetivos da empresa.

O líder que investe em capital humano costuma obter melhores resultados por desenvolver um olhar mais estratégico para as pessoas, compreendendo que é nelas que se encontra o mais valioso ativo de uma empresa. Valorizar o trabalho dos colaboradores, manter o grupo motivado e verificar o cumprimento das tarefas são algumas das principais funções de liderança que podem alavancar a produtividade corporativa.

Elon Musk, empreendedor e CEO da fabricante de carros elétricos Tesla Motors e um dos gestores mais famosos do mundo, aplica três princípios básicos de liderança em sua equipe (GLASSDOOR, 2017):

  1. Foco no sinal:

Musk ensina: “foque no sinal e não no barulho. Não perca tempo com o que não melhora as coisas de verdade”. Muitos líderes prestam atenção demais a detalhes insignificantes, deixando de lado aspectos que realmente podem impactar a performance organizacional.

  1. Conexão com os colaboradores:

Para criar uma comunicação efetiva com os membros da equipe, Musk adota três posturas fundamentais: expressa seus sentimentos, demonstra que se importa e expõe suas ideias de liderança.

  1. Parecer da equipe:

Quando Elon Musk se reúne com sua equipe e alguém não se manifesta, ele faz mostrar que espera que todos participem e deem suas opiniões sobre o assunto tratado. Desse modo, obtém um feedback dos funcionários e atinge uma visão mais abrangente do negócio, tornando-se capaz de enxergar a empresa como um todo.

Ocupado, porém improdutivo

A concentração é o segredo da força.”

– Ralph Waldo Emerson (1803-1882)

Além da improdutividade pura e simples, existe ainda outra forma mais sutil de ineficiência: a “ocupação improdutiva”. Segundo Geronimo Theml, autor de “Produtividade para quem quer tempo” (THEML, 2016), as duas queixas mais comuns das pessoas no trabalho são:

1) Saber o que deve ser feito e como fazer, mas procrastinar.

2) Ter a impressão de que nunca há tempo suficiente para o que realmente importa.

Em ambos os casos, o problema é que “quem passa o dia se ocupando não consegue produzir“. Para Theml, as chamadas tarefas de produção são as que não devem ser ignoradas jamais, uma vez que guiam a pessoa em direção a seus sonhos e objetivos de longo prazo. As tarefas de ocupação, por outro lado, são as atividades que não acrescentam verdadeiro valor à vida de quem as desempenha, ou seja, podem ser renegadas sem qualquer prejuízo sério.

A fórmula para o sucesso, portanto, é diminuir as tarefas dispensáveis. Um típico ocupado conversa com alguém enquanto confere o celular, perde encontros com os amigos e não tem tempo para cuidar nem da própria saúde.

O indivíduo produtivo é aquele que cuida primeiro das tarefas mais importantes e reserva tempo na agenda para as coisas que ama.

Paradoxalmente, o produtivo é aquele que realiza mais trabalhando menos, pois é capaz de cortar programas desnecessários, jogar menos conversa fora e se concentra mais no trabalho durante o expediente.

Para finalizar, Thelml apresenta cinco passos para deixar de ser só ocupado e tornar-se de fato produtivo:

1) Adoção de uma agenda semanal de prioridades: o foco aqui é produzir, não se ocupar.

2) Criação de um depósito de tarefas que podem ser postergadas: consulta periódica para realizá-las gradativamente.

3) Uso de uma frase de neutralização: definição de um mantra que deve ser acionado sempre que houver desânimo para cumprir as tarefas essenciais.

4) Rotina: transformar as tarefas de produção em partes da rotina facilita a execução das mesmas através da força do hábito.

5) Recompensa: a utilização de recompensas – o chamado reforço positivo – para premiar a execução de tarefas importantes é um dos métodos mais tradicionais e efetivos em todos os campos da vida.

Para a sua carreira e/ou empresa decolar, a FELLIPELLI oferece cursos e assessments exclusivos para desenvolver competências relacionadas à inteligência emocional e à liderança, sempre atuando de forma proativa em prol da verdadeira produtividade. Consulte-nos!

Para saber mais:

  • A tríade do tempo. Christian Barbosa. Editora Sextante, 2012.
  • Primeiro o mais importante – First Things First: Como pôr em foco suas prioridades para obter resultados altamente eficazes. Stephen R. Covey. Editora Sextante, 2017.
  • As 4 disciplinas da execução: Garanta o foco nas metas crucialmente importantes. Bill Moraes, Chris Mcchesney, Sean Covey e Jim Huling. Alta Books, 2018.

Referências bibliográficas

Tema: Cultura Organizacional, Liderança

Subtema: Ocupação improdutiva x produtividade.

Objetivo: Desenvolvimento Organizacional, Desenvolvimento de Equipe, Team Building, Desenvolvimento de Liderança, Coaching, Coaching nas Empresas.

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